Hier die allerwichtigste Zutat: Engagiere einen durchsetzungsstarken Hochzeitskoordinator mit hohem organisatorischem Geschick.
Die Aufgaben des Hochzeitskoordinators sind:
Frühzeitig vor der Hochzeit die Beiträge zu sammeln, nach Euren Wünschen zu bewerten und sie mit den Vortragenden zu besprechen;
den Zeitplan am Hochzeitstag im Blick zu behalten;
klare Handlungsaufforderungen an die Gäste zu geben (z. B. „in 5 Minuten bitte an der Terrasse zum Gruppenbild einfinden!“);
die zeitliche Koordination der Beiträge am Abend der Hochzeit, einschließlich der Absprache mit der Serviceleitung.
Wenn Ihr keine Beiträge möchtet, oder nur bestimmte, wie z.B. Reden, dann teile dies Eurem Hochzeitskoordinator mit. Außerdem bietet sich die Möglichkeit, bereits in den Einladungskarten Eure Wünsche den Gästen zu offenbaren. Wenn Ihr Euch Beiträge wünscht, verweise auf Euren Hochzeitskoordinator (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) mit dem Hinweis, dass er für die Koordination zuständig ist und die Beiträge bis spätestens 4 Wochen vor der Hochzeit angemeldet werden sollen. Treten am Hochzeitstag Gäste für einen spontanen Beitrag an Euch heran, raten wir, diesen nicht mehr zuzulassen. Verändere den Ablauf nicht kurzfristig. Solche Neuerungen werfen fast immer den gesamten Zeitplan über den Haufen.
Um die passenden Beiträge nach Euren Wünschen auszuwählen, benötigt Euer Hochzeitskoordinator einige Vorgaben als Richtschnur. Besprich mit ihm, wie viele Darbietungen es maximal sein und wie lange diese höchstens dauern dürfen. Außerdem sollte er wissen, welche Art von Beiträgen Ihr keinesfalls auf Eurer Hochzeit sehen möchtet. Wenn Ihr beispielsweise keine 08/15-Internet-Hochzeitsspiele mögt, sage es ihm. So kann er sich nach Euren Vorstellungen richten. Hier noch ein relevanter Hinweis zu der Länge der Beiträge: diese sollten niemals länger als 7-10 Minuten dauern. Egal, ob es eine Rede, ein Spiel oder eine Diashow ist. Alles jenseits dieser Länge wird für die Zuschauer / Eure Gäste schnell langweilig.
Dieser kann sowohl extern gebucht sein (viele Weddingplanner bieten diesen Service an), die meisten Brautpaare fragen jedoch einen ihrer Gäste. Bei der Besetzung des Postens müssen nicht zwangsläufig die Trauzeugen gefragt werden. Sie mögen die wichtigsten Menschen in Eurem Leben sein, doch nicht jeder fühlt sich in der Position des Hochzeitskoordinators wohl, oder ist zeitlich dazu in der Lage, sich voller Elan in die Rolle hineinzuversetzen.
Es gibt in Eurem näheren Umfeld vielleicht Menschen, die mit Feuereifer dabei wären, die organisiert sind und auf die anderen Menschen hören. Und der oder die sind dann genau die Richtigen für diese verantwortungsvolle Aufgabe! Fällt Dir spontan vielleicht schon jemand ein?
Sprecht im Vorfeld Eurer Hochzeit mit Eurem Hochzeitskoordinator darüber, ob und wenn ja, welche Art von Beiträgen Ihr Euch vorstellen könnt. Das, was Ihr auf Eurer Hochzeit definitiv nicht sehen möchtet, soll offen angesprochen werden. Kein Brautpaar soll schließlich zu Spielen gezwungen werden, die es nicht mag. Somit weiß Euer Hochzeits-Koordinator genau, welche Beiträge er in Betracht ziehen kann und welche er nicht annimmt.
Es ist von Vorteil ihm eine Höchstzahl von Beiträgen vorzugeben, die für Euch in Ordnung ist. Wenn Ihr Euch beispielsweise Hochzeitsspiele sehr gefallen würden, dann kann die Anzahl höher ausfallen. Es ist jedoch zu bedenken, dass jedes weitere Spiel die Eröffnung der Tanzfläche hinauszögert. Aus unserer Sicht sind 4-5 Beiträge (inkl. Reden) am Abend die absolute Obergrenze. Den meisten Gästen dürften viele der üblichen Hochzeitsspiele bereits aus früheren Hochzeiten hinlänglich bekannt sein. Weniger ist hierbei oft mehr.
Beim Hochzeitskoordinator gehen alle geplanten Beiträge der Gäste ein. Seine Kontaktdaten sollten Euren Gästen bereits einige Wochen vor der Hochzeit mitgeteilt werden. Es ist hilfreich einen Einsendeschluss vorzugeben, z. B. 4 Wochen vor der Hochzeit.
Erfahrungsgemäß sollten die einzelnen Beiträge (Reden, Spiele, Aktionen) nicht länger als 7 Minuten dauern. Der Hochzeitskoordinator fragt im Vorfeld bei den Aufführenden nach und bittet sie darum, das Spiel/den Beitrag testweise durchzuspielen, um sicherzugehen, dass die Länge den Zeitrahmen nicht sprengt.
Kritisch sollten grundsätzlich live moderierte Diashows gesehen werden, z.B. mit Kinderbildern des Brautpaares. Diese Art von Aufführung dauert immer deutlich länger als geplant
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